افتقارك للتنظيم أمر مكلف من حيث المال والوقت. وفي حال عملت على إقناع نفسك بالتأني وتنظيم مهامك، فمن المؤكد أنك ستتفاجأ بالنتائج. فكل دقيقة تقضيها في التنظيم تساعدك على ربح ساعة من الوقت، بحسب الكاتب بنجامين فرانكلين أحد أبرز مؤسسي الولايات المتحدة الأميركية.

ويقضي المسؤول التنفيذي العادي في الولايات المتحدة الأميركية -مثلا- ستة أسابيع سنويا في البحث بين طاولات المكاتب الفوضوية والملفات غير المنظمة للحصول على معلومات وضعت في غير محلها. كما يقضي الموظف العادي أكثر من ساعة يوميا في البحث عن أغراض معينة في المكتب. (وهذا الحال يمكن أن يشمل ملفات الحاسوب أيضا).

وبينما نخشى أن يؤدي تخصيص وقت للتنظيم إلى التأثير على إنتاجيتنا، تدحض مجموعة من الحقائق هذه الفكرة. فمن بين الأسباب التي تجعل الأشخاص أقل توترا وأكثر إنتاجية من غيرهم، وعيهم بمدى أهمية تنظيم مهامهم الذي يدفعهم لتعديل عاداتهم وفقا لذلك.

وبحسب تقرير نشره موقع "لادرز" الأميركي، يؤكد الكاتب ترافيس برادبيري أنه غالبا ما يقع الخلط بين تحقيق إنتاجية عالية والعمل بأسرع ما يمكن طوال اليوم. وتاليا 12 عادة للأشخاص المنظمين عليك اتباعها:

1- لا يتركون طاولات مكاتبهم مبعثرة

قد تعتقد أنك تعرف بالضبط أين وفي أي مجموعة من الوثائق يمكنك العثور على مستند معين. لكنك تخدع نفسك إذا كنت لا تعتقد أنك ستكون أكثر إنتاجية مع مكتب نظيف ومنظم. فتنظيم الأشياء على مكتبك يساعدك على تنظيمها في عقلك.

2- لا يؤجلون عمل اليوم إلى الغد

المنظمون لا يتركون أعمالهم بحالة انتظار لأن لمس الأشياء مرتين يعد بمثابة مضيعة للوقت. لذلك لا تحفظ بريدا إلكترونيا أو مكالمة هاتفية للتعامل معها لاحقا. فبمجرد أن يلفت انتباهك شيء ما يجب عليك القيام به أو تفويضه لشخص آخر أو حذفه.

3- لا يردون على رسائل البريد الإلكتروني فور وصولها

المنظمون يتحققون من بريدهم الإلكتروني وفقا لجدول زمني معين، فهم يستفيدون من الميزات التي تعطي تنبيهات الأولوية لبعض الرسائل وفقا للمرسل، ويقومون بحفظ باقي الرسائل للوقت المناسب للرد عليها. كما يستخدمون الرد الآلي الذي يسمح للمرسلين بمعرفة متى سيتحقق المرسل إليه من بريدهم الإلكتروني مرة أخرى.

4- يعملون بقائمة مهام واحدة

عندما تدمج كل شيء بقائمة واحدة فأنت تعرف دائما أين ستبحث، وستتمكن من تجنب إضاعة الوقت في محاولة تذكر القائمة التي تحتوي على المعلومات التي تحتاج إليها.

5- يملكون مستوى عاليا من الإدراك الذاتي

الأشخاص المنتجون يدركون تماما قدراتهم المهنية، ويعرفون نقاط ضعفهم، ويحاولون دائما التغلب عليها. ويضعون جدول أعمال حتى تكون الاجتماعات التي يحضرونها مثمرة.

وإذا نسوا التحقق من بريدهم الصوتي صباحا، يضعون تذكيرا. فهم يفكرون بعناية ويستخدمون الأدوات اللازمة ويتخذون الإجراءات المناسبة للتغلب على أوجه الضعف التنظيمية لديهم.

6- يخصصون وقتا لتناول وجبة الغداء

لا يؤثر تخطي الوجبات خلال العمل في تركيزك وإنتاجيتك وقدرتك على حل المشاكل فحسب، بل يؤثر أيضا في محيط خصرك، ولكن ليس بالطريقة التي تتوقعها. أظهرت أبحاث جامعة ولاية أوهايو أن الوزن الذي تخسره عن طريق تخطي وجبات الطعام هو وزن العضلات الذي تستعيده لاحقا على هيئة دهون.

7- يبدؤون يومهم بالمهام الصعبة التي لا يحبونها

المنتجون يقومون كل صباح بالأشياء التي لا يحبونها والأكثر صعوبة في قائمة مهامهم، قبل أن يفعلوا أي شيء آخر. بعدها يلتفتون للأشياء التي تزيد من نسبة إثارتهم وإلهامهم.

8- يرتبون مكاتبهم قبل نهاية كل يوم

أفضل طريقة للتخلص من الفوضى تتمثل بتخصيص حوالي 10 دقائق نهاية كل يوم لتنظيم مكتبك. ورغم أننا نعلم أنه من الأفضل لمس الأشياء مرة واحدة فقط، غير أنه من المحتمل أننا قد اضطررنا للتوقف أثناء القيام بإحدى المهام بسبب رنين الهاتف أو التوقف للدردشة مع شخص ما.

وفي الواقع، لا يمكنك منع مثل هذه الأشياء من الوقوع معك، ولكن يمكنك إنهاء يومك بإكمال جميع المهام التي تركتها نصف منتهية.

9- يخططون ليومهم قبل ليلة

يذهب الأشخاص المنظمون والمنتجون إلى الفراش كل ليلة بعد أن يخططوا ماذا سيفعلون في اليوم التالي. لذا بمجرد أن يبدأ اليوم، لا يجدون أنفسهم مشغولين بالقيام بالمهام العاجلة الصغيرة التي تعيق أولوياتهم الحقيقية.

10- يستفيدون جيدا من التكنولوجيا

يمكن أن تجعلنا التكنولوجيا أكثر إنتاجية. سواء أكنت تستخدم إعداد تصفية البريد الإلكتروني للحفاظ على البريد الوارد غير المرغوب به، أو تستخدم تطبيقا مثل "إيفرنوت" لتنظيم المعلومات التي ستحتاج إليها مرة أخرى، فالتكنولوجيا ليست دائما سيئة. وعندما تستخدمها بشكل صحيح، توفر الكثير من الوقت.

11- لا يتجاهلون البريد

تجاهل البريد يمكن أن يسبب مشاكل، خاصة عندما يتعلق الأمر بأشياء مثل الفواتير والإشعارات الضريبية. لذلك ما عليك سوى الرد عليها والتعامل معها فور وصولها. ويقول 23% من الأشخاص البالغين إنهم يتأخرون بدفع فواتيرهم لأنهم يفقدونها.

12- يقومون بالكثير من الأشياء في الوقت ذاته

كل دقيقة تقضيها بالبحث عن شيء كنت قد وضعته في غير محله، أو تحاول أن تتذكر ما الذي من المفترض أن تفعله بعد ذلك، يضر بإنتاجيتك. لذلك هناك العديد من الأدوات التي يمكنك استخدامها للبقاء منظما ومنتجا.